Laat jij je overvallen door het leven of heb je zelf de regie?

Laat jij je overvallen door het leven of doe je wat jij wilt doen wanneer het jou past?

Als je je continu laat ‘overvallen’ door dingen, dan ‘overkomen’ dingen je. Dat is echt iets anders dan zelf de keuze maken om iets te doen.

Als je je laat ‘overvallen’ heb je maar te doen wat er op je pad komt, bijvoorbeeld als het gaat om klanten. Grote kans dat je dan niet toekomt aan wat je eigenlijk had willen doen, dat je niet toekomt aan wat VOOR JOU belangrijk is.

Zo sprak ik laatst met Mike, een webdesigner. Hij heeft een goedgevulde agenda, en klanten gaan altijd voor. Dat lijken klanten te waarderen, en Mike is gewend om zo te werken: u vraagt, wij draaien. Maar ergens schuurt het. Hij is enorm geïnteresseerd in gebruiksvriendelijkheid en is begonnen aan een cursus om zich daarin te specialiseren. Maar hij komt er niet aan toe. Hij is een halfjaar geleden ingestapt en heeft pas 1 van de 30 modules bekeken. Zucht!

Mike beseft dat hij dit zelf in de hand werkt, maar kan het ook anders? En hoe dan? Wat zullen klanten wel niet vinden als hij ineens zegt dat hij vrijdags niet werkt (om tijd te maken voor zijn studie)? En wat zullen klanten wel niet vinden als hij paal en perk gaat stellen aan het aantal review-ronden, of als hij na die rondes de rekening stuurt met een betalingstermijn daarop?

  • Stel, je bent creatief ondernemer, net als Mike.
  • Stel, je maakt iets in opdracht van klanten.
  • Stel, je maakt materiaal dat je op deadline moet afleveren.

Dan heb je te maken met . Klanten die iets van je willen. Klanten die nog even iets willen wijzigen. Klanten die nog een extra review ronde willen. Klanten die toch nog een lijntje zus, of een streepje zo willen. Of een woordje hier, of een woordje daar. Klanten die nog een kleurtje zus, of een kleurtje zo willen.

En dat is ok he? Die klanten bestellen iets bij jou en jij gaat het maken. Zij hebben een bepaald beeld voor ogen hoe het mag worden en dan is het aan jou om dat of te leveren OF om de verwachtingen te managen.

Er zijn grofweg 3 manieren om daarmee om te gaan:

  1. Passief

Je neemt de opdracht aan en gaat aan de slag. Je stuurt het eindresultaat naar de klant en gaat onder de dekens liggen wachten totdat het ‘oordeel’ komt. Vindt de klant het goed of niet, moet er nog iets aan gebeuren? Wanneer gaan ze reageren? Past dat dan wel in mijn agenda? OMG, straks vinden ze het niks en heb ik geen tijd om het over te doen. Stress, paniek. En dan heeft die klant nog niet eens iets gezegd, laat staan betaald. Je snapt dat dit het geval was toen ik Mike leerde kennen.

  1. Reactief

Je neemt de opdracht aan en gaat aan de slag. Je stuurt het eindresultaat naar de klant en gaat lekker verder waar je mee bezig bent. Je bent te tevreden, je hebt geleverd wat is gevraagd. Je laat het gaan, geen bericht is goed bericht. Als de klant iets aan wil passen dan hoor je het wel en spring je op zodra er gebeld wordt. Dan laat je alles uit je handen vallen en ga je aan de slag.

Deze werkwijze is ok, maar maakt je agenda enorm onvoorspelbaar. Je kunt eigenlijk nooit doen wat je van plan was op een bepaald moment want dan komt er een vraag tussendoor. Of een aanpassing. Of een ditje of een datje. En je wilt die klant tevreden houden dus je voert het uit op het moment dat ze het vragen.

  1. Proactief

Je neemt de opdracht aan en stuurt de klant een terugkoppeling met wat hij of zij van je mag verwachten. Inclusief deadline dat jij oplevert, het aantal reviewrondes dat de klant mag hebben en wanneer je beschikbaar bent voor vragen een aanpassingen. Heerlijk. O ja, en de klant weet wanneer hij de rekening kan verwachten.

Jij weet wat je wanneer te doen hebt. De klant weet wanneer ‘ie z’n materiaal kan verwachten en wanneer je beschikbaar bent.

Je agenda is overzichtelijk en je wordt niet gestoord op de momenten dat het niet je uitkomt.

Klant blij, want die kan zijn planning op jou afstemmen.

Het mag duidelijk zijn welke manier mijn voorkeur heeft😉

De proactieve manier. Waarom?

Omdat ik geloof in helderheid in Doelen, Denken, Doen & Deadlines. Omdat ik geloof in verwachtingsmanagement. Omdat ik weet dat het belangrijk is aan mensen te laten weten wat ze wanneer van je kunnen verwachten. Voor die klant. Maar VOORAL ook voor jezelf.

Als projectmanager ben ik jarenlang de spil in het web geweest. Dan leer je wel duidelijk te communiceren wie, wat, waar, wanneer en hoe. Want anders ben je de Sjaak. En loop je achter de feiten aan en kun je alleen nog maar reactief aan de gang.

Ken je de quote: Gebrek aan planning van jouw kant hoeft nog geen SPOED te betekenen van mijn kant.

Die gaat hiervoor op😉

Duidelijkheid voor iedereen

Door de regie te nemen op het proces verschaf je duidelijkheid. Voor die klant. En voor jezelf. Als je je zelf aanwent op deze manier te werken, ervaar je veel minder onrust in je weekplanning. Je kunt werken aan creatief werk op de momenten die voor jou het beste zijn, misschien is dat wel ‘s avonds laat of ‘s ochtends vroeg. Je wordt minder gestoord en afgeleid. Waardoor je beter werk aflevert, en de kans groot is dat de klant sneller tevreden is en minder reviewrondes en vragen over ditjes en datjes heeft. Omdat jij er beter over nagedacht hebt en gefocusder hebt gewerkt.

Je hebt je niet gek laten maken door losse eindjes. Je hebt gewoon je werk gedaan. En goed.

Win-win.

Jij blij. Jij rust in je hoofd. Orde in je agenda. Jij levert goed werk. Jij bent betrouwbaar.

Klant is blij. Want jij bent betrouwbaar, en goed in wat je doet.

Dus ga eens na:

  • Op welke manier richt jij je agenda en communicatie naar klanten in?
  • In hoeverre heb jij de regie over je eigen tijd en planning?
  • Is dat het geval, vraag je dan af: sta je ook zo proactief in de rest van je leven?

Met Mike heb ik naar deze vragen gekeken. Hij schrok van de gevolgen die zijn u vraagt wij draaien instelling had op zijn agenda. Hij zag ook in dat er van zijn specialisatie richting gebruiksvriendelijkheid niets terechtkomt als hij zo door gaat. En hij gaf schoorvoetend toe dat onder zijn gebrek aan duidelijkheid een heleboel aannames zaten die hij nooit had gecheckt. Zouden klanten massaal wegrennen als hij niet binnen 4 uur op een mail zou reageren, of als hij zijn belofte ‘een website in een week’ weg zou halen en per klant een strakke deadline zou neerzetten.

Inmiddels zijn we 4 maanden verder. Met de inzichten die ik hem heb gegeven met mijn 4D-methode, heeft Mike in zijn agenda geblokt wanneer hij vrij is, wanneer hij studeert en wanneer hij werkt voor klanten. Hij is nog even klantvriendelijk, maar op een manier die niet ten koste gaat van hemzelf. Zijn klanten lijken enthousiaster dan ooit, en noemen expliciet bij de oplevering van de website dat de communicatie zo heerlijk helder was.

Wil jij ook meer proactief werken en meer grip hebben op je eigen tijd en je eigen planning? Kortom, meer grip op je leven?

Laat dan je gegevens hieronder achter en we kijken samen hoe ik je hiermee verder kan helpen.

Veel inspireert mij. En daar schrijf ik inspiratiemails over. Zodat jij er ook iets aan hebt! Schrijf je in en ik mail je af en toe over wat mij bezig houdt!

Millie Gietman draait op SYS PlatformSYS Platform - Websites voor coaches