Plannen is het ordenen van wat bereikt moet worden

Privé en professioneel ben ik – misschien tegen wil en dank – heel goed geworden in plannen. Laatst stond ik weer eens stil bij de vraag waarom dat zo is.

Het antwoord is: noodzaak.

Van jongs af aan heb ik duidelijke wensen gekoesterd en doelen gesteld – sommige groot, sommige klein. Als tiener wilde ik bijvoorbeeld die coole nieuwe broek of schoenen, en die moest ik dan bij elkaar verdienen. Tegenwoordig, als ondernemer, is het specifieke kennis die ik wil vergaren en al het werk dat ik wil verzetten. En dat in combinatie met het reilen en zeilen van ons gezin.

In het gezin waarin ik zelf opgroeide was weinig financiële ruimte. Dus als ik iets wilde, moest ik ervoor werken. Maar ik moest ook gewoon naar school en wilde zo nu en dan ook wel iets leuks doen. En dan loop je al snel aan tegen schaarste aan tijd. Want bijna alles kan wel, maar niet alles tegelijk.

Toen al heb ik mezelf aangeleerd efficiënt met tijd om te gaan en vooral goed te leren tijd in te schatten. Als je weet hoeveel tijd je ongeveer kwijt bent aan iets, weet je ook hoeveel je ervan kunt doen in een afgebakende periode. Daardoor kun je beter inschatten wat je op welk moment het beste kunt doen, in welke volgorde je ze kunt doen.

Nu kan ik zeggen dat deze skill heeft me geen windeieren heeft gelegd. Door strak te plannen en te weten wat ik wanneer kan en wil doen, krijg ik veel gedaan. Een grote verbouwing thuis, de planning van ons samengestelde gezin met drie dochters, en de oplevering van projecten zoals een website, een uitgewerkte procedure etc. in mijn werk.

Mijn aanpak is eerst te inventariseren wat er komen gaat. Wat kan ik verwachten, en wanneer? Wie wacht er op welke input en kan niet verder zonder die input? Wat wil ik zelf op welk moment gerealiseerd hebben? Ik kijk naar de must-do’s, wannado’s en to-do’s. Zo breng ik wat ik maar noem het ‘to-do landschap’ in kaart. Vervolgens ga ik realistisch kijken naar wat het eerst belangrijk is en wat daarna, en in die orde van belangrijkheid stel ik prioriteiten op en maak ik de planning.

Zo lineair als ik het hierboven beschrijf, is de werkelijkheid natuurlijk lang niet altijd. Er zijn steeds omstandigheden die je niet kunt voorspellen. De griep, een leuk feestje tussendoor, een kind dat ergens heen moet, de leverancier die met vakantie is, of iets anders dat tussendoor komt. Dus ik houd altijd rekening met margetijd in mijn planningen, zodat ik nog een beetje kan schakelen tussen de to-do’s. Je moet je ook weer niet gek laten maken door je eigen planning

Mensen die bij mij komen voor coaching, kloppen vaak aan omdat ze overzicht missen. De to-do’s en wannado’s en must-do’s zijn ze te veel geworden, of het zijn er te veel tegelijk. Ze zien door de bomen het bos niet meer en kunnen niet meer bepalen wat het eerst belangrijk is, wat eerst moet. (kijk hier voor een mooie referentie)

Met hen doe doe ik hetzelfde als wat ik mezelf als tiener al heb aangeleerd. Ik breng hun gedachten, doelen en to-do landschap in kaart. We bepalen samen wat ze kunnen verwachten in specifieke perioden van het jaar en hoe ze de omstandigheden naar hun hand kunnen zetten.  Op basis van een planning kunnen ze zelf de controle houden over wat ze wanneer wíllen en kúnnen doen.

Met een (beetje) meer overzicht en controle op de omstandigheden creëer je rust in je eigen hoofd. Je hoeft niet meer als een kip zonder kop op te springen als er iets voorbijkomt, maar je weet beter wat je ermee kunt/wilt/of moet bereiken. Daardoor kun je beter afgewogen beslissingen maken en uiteindelijk je schaarse tijd efficiënter en naar je eigen voorkeur invullen.

Ik gun dat iedereen – helderheid in denken, doelen en doen.