Blog #21: Timemanagement

Hoe beheers je je tijd?

Een tijdje terug vroeg ik aan mijn Instagramvolgers waarover ze van mij graag meer wilden weten.

Van de reacties was de vraag van VA Marijn Driessen het duidelijkst: Hoe beheers je nou je tijd als je voor veel verschillende klanten werkt en ze allemaal de aandacht wilt geven die ze nodig hebben? Zonder dat je zelf gillend gek wordt?

Goede vraag. 

Ik ben zelf door schade en schande wijs geworden en daardoor is time-management en overzicht creëren voor mij een tweede natuur geworden. Ik heb er zelfs een e-book over geschreven. 

Mijn leven in een notendop:

Ik werk gemiddeld voor 8 klanten per maand. Per week zijn dat er zo’n 4. Bij allen heb ik een coördinerende, inspirerende of stok-achter-de-deur-rol. Dat betekent: veel onthouden en veel in de gaten houden.

Ik heb een samengesteld gezin, met verschillende omgangsschema’s, het brengen en halen naar en van sportclubjes, en natuurlijk de was, de boodschappen en het huishouden. Ik wil ook nog wat ruimte overhouden voor mijn man, mijn zus, mijn vriendinnen en voor mezelf, bijvoorbeeld om te sporten.

Ik ben zo goed geworden in time-management, dat ik mijn ervaring in een e-book met een stappenplan heb gegoten dat je gratis kunt aanvragen. Hieronder licht ik een tipje van de sluier uit mijn e-book en vertel ik je hoe ik mijn eigen tips naleef. 

Stap 1: Breng je wensen en verplichtingen in je privéleven in kaart. 

Vakanties, studiedagen, verjaardag en andere belangrijke dagen breng ik ieder jaar in augustus voor het hele jaar in kaart op de familiekalender. Ik gebruik hiervoor de Family Survival Planner of mijn eigen jaarplanner.

Stap 2: Breng je wensen en verplichtingen in je werkzame leven in kaart. 

Hiervoor gebruik ik mijn eigen jaarplanner. Hiermee bedoel ik alle afspraken op werkgebied, die je van tevoren kunt zien aankomen en ook werkafspraken die iedere keer weer terugkomen in je agenda. De kwartaalmeetings, bila’s met je opdrachtgever, het weekendje weg met het bedrijf, de teamdag, het werkgroepje waar je in zit. Die beurs waar je heengaat, dat seminar waar je voor ingeschreven staat. Kortom, al die werkgerelateerde zaken die voor jij ‘gewoon even doet’ maar die wel tijd kosten en de druk in je agenda opvoeren.

Stap 3: Gebruik een digitale kalender (en een digitale takenlijst)

Gebruik mijn jaarplanner of een andersoortige planner of kalender om de grote lijnen in kaart te brengen, maar gebruik voor het echte plannen van je weken en werkzaamheden een digitale kalender. Ikzelf gebruik graag Google calendar. Ik gebruik een digitale agenda om mijn verschillende klanten in te plannen. Elke klant heeft een eigen kleur.

Ik adviseer dit omdat – hoe fijn een papieren agenda ook is – een digitale kalender overdraagbaar is, je makkelijker reminders en terugkerende gebeurtenissen kan aanmaken. een digitale kalender is betrouwbaarder als extern geheugen dan een papieren agenda. Een digitale kalender is ook overdraagbaar en raakt minder makkelijk kwijt. Geloof me maar, die digitale kalender is echt noodzakelijk om grip op de zaak te houden. Naast een digitale kalender heb ik ook een digitale takenlijst die ik gebruik voor alle todo’s, groot en klein, privé en werk. Zo maak ik mijn hoofd leeg en mijn externe geheugen vol. 

Hoe gebruik ik zelf mijn digitale kalender en takenlijst? 

 Elke werkdag bepaal ik eerst de logische volgorde van handelingen en to do’s. Daarna prioriteer ik die op volgorde van belangrijkheid. En dan pas ga ik aan de slag. Dus ik start iedere dag met een idee van de belangrijkste dingen om te doen, en die doe ik dan ook. De rest krijgt een ander plekje in de planning.

De bottomline is dat ik steeds eerst vooruit kijk. Per jaar, per maand, per week en per dag. Daarna kom ik pas in beweging. Doordat ik iedere keer vanaf een klein afstandje overzie wat er gedaan moet worden, wordt het behapbaar. Overzicht is de sleutel!

Het klinkt simpel, en dat is het ook. Als je dit toepast, word je als het ware je eigen projectmanager. Je zorgt voor overzicht en een leeg hoofd. Daardoor kun je compleet in je werk duiken, in de flow komen en jouw creatieve proces z’n ding laten doen.

Stap 4: Breng je jaardoelen en langetermijndoelen in kaart

Hiervoor kun je ook weer mijn jaarplanner gebruiken. Het gaat hierbij niet om een gedetailleerde planning op weekniveau, maar om de grote lijnen. 

Een van mijn jaardoelen is om significant beter te leren schrijven. Dit is een lange-termijndoel en gebruik ik als kapstok om mijn activiteiten aan te blijven toetsen. ‘Draagt wat ik aan het doen ben, bij aan het beter leren schrijven in dit jaar?’ Een lange-termijndoel kan ook zijn dat je over 5 jaar met je gezin op reis wilt naar een exotische bestemming. Dat betekent dat je daar nu al financieel rekening mee kunt gaan houden door geld apart te zetten. Nog een lange-termijndoel kan zijn dat je over een X aantal jaar financieel onafhankelijk wilt zijn. Dat kun je dan ook weer als kapstok gebruiken om bij jezelf na te gaan of dat wat je aan het doen, bent daaraan bijdraagt. 

Bonustip: besteed uit wat je uit kunt besteden en vraag je bij alles af: is dit mijn taak, of die van een ander?

  • Wat ik kan uitbesteden, besteed ik uit. Zo hebben we al jaren een interieurverzorgster.
  • We laten de boodschappen 1 keer per week thuisbezorgen.
  • Mijn man en ik verdelen de taken eerlijk.
  • Met de andere ouders hebben we heldere afspraken over de schema’s van de kinderen.

Stap 5: Maak de puzzel

Leg die 3 overzichten die je hebt gemaakt over elkaar heen, en bepaal wat er kan of wat er niet kan in de tijd en pas daar je plan op aan. Door dit overzicht te hebben ervaar je rust en realisme – je weet nu of alles wat je wilt ook echt kan in de tijd, of dat je iets zult moeten aanpassen. En het mooie is, nu kun je nog bijsturen, als je middenin de drukte zit is dat echt minder makkelijk!

Wil jij ook meer overzicht en structuur? Gebruik de handvatten uit mijn e-book. Vraag ‘m hier aan:

 

Vraag mijn e-book aan!

Beeldloods
Beeldloods
Lees verder
Samenwerken met Millie geeft ons echt nieuwe energie. Ze zet ons ‘aan’, ze zet ons aan het denken en ze bouwt met ons mee. Wij hadden extra denkkracht nodig om Beeldloods naar een volgende fase te brengen. We maakten niet voldoende omzet, maar we hadden het wel steeds druk. Met Millie hebben we alles in kaart gebracht: onze financiële en professionele doelstellingen, maar ook alle dingen waar we onze tijd aan besteden. Ze hield ons streng maar liefdevol een spiegel voor. De conclusies waren verrassend. Wij hebben nu weer helder waar onze prioriteiten zouden moeten liggen, en ook welke doelgroep we het beste kunnen benaderen en hoe. We zitten nu midden in het vervolgtraject met Millie en samen werken we er nu concreet aan om onze business echt uit te bouwen. We zijn heel blij met haar!
Millie Gietman draait op SYS PlatformSYS Platform - Websites voor coaches